Niin.
Noista pahuksen liitteistä.
Näkyvätkö vai ei? Kyllä nyt näkyvät ne, joita kaivannut olen, mutta 6.10.2014 tilanne oli toinen.
Tämä tässä alla on kyselytunnin pöytäkirjasta. Siellä tekstin asettelu on oikealla. Meinaan vaan, että jos ihmettelet kuis tuo niin sotkuisen näköistä on. Pöytäkirjassa se on ihan ok ja selkeää. Lue sieltä, jos tämä kopiointi ottaa silmiin:
§ 29 Marjatta Halkilahden kysymys liitekäytännöistä toimielinten esityslistoissa ja
pöytäkirjoissa sekä lisäkysymys auditoinnin hinnasta
Marjatta Halkilahti esitti kaupunginjohtajalle seuraavan kysymyksen:
” Mihin tai kenen päätökseen perustuu se, että esityslistassa asian
liitteenä ollut selite ei enää olekaan liitteenä varsinaisessa
pöytäkirjassa?
Pari esimerkkiä:
http://salo.tjhosting.com/kokous/20143280-7.HTM
Salon kaupungin vanhuspalveluiden kartoittavan auditoinnin raportti
11.-12.2.2014
Sosiaali- ja terveyslautakunta § 103 27.08.2014
ja
http://salo.tjhosting.com/kokous/20143227-9.HTM
Evondos® -palvelun pilotoinnin väliarvioinnin tulokset.
Sosiaali- ja terveyslautakunta § 83 11.06.2014
Esityslista -vaiheessa selvitykset olivat liitteinä näkyvillä, mutta eivät
enää pöytäkirjoissa. Tiedot kiinnostavat varmasti muitakin kuin
minua. Se, että ne eivät nyt näy on minun mielestäni tietojen
pimittämistä.
Ja lisäkysymys auditointiin, sen hintaan: Mitä raportin saaminen
maksoi Salon kaupungille?
Marjatta Halkilahti
valtuutettu”
Kaupunginjohtaja lupasi vastata kysymykseen seuraavalla
kyselytunnilla.
Kaupunginjohtajan vastaukset:
Salon kaupunginhallitus on hyväksynyt 22.6.2009 § 496
asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen. Yksi ohjeen
liitteistä on Dynasty-asianhallintajärjestelmän toimintatapaohje.
Salon kaupungin esityslista-pöytäkirjakäytäntöjä on ohjeistettu
näissä ohjeissa.
Toimintatapaohjeessa linjataan, että liitteitä olisi mahdollisimman
vähän.
Esityslistaan liitetään vain sellaisia liitteitä, joiden sisältöä ei muuten
saada asiatekstiin, esim. kartat ja piirrokset. Asian valmistelija
ratkaisee, mitä liiteasiakirjoja asiaan tulee.
Oheismateriaalia (lisäinformaatiota) ei valita liitteeksi.
Asianhallintajärjestelmän käyttöön ottamisen alkuvuosina luotiin
käytäntö, jonka mukaan ns. lisäinformaatiota voidaan jakaa
luottamushenkilöille, mm. luottamushenkilöintrassa, mutta sitä ei
merkitä esityslistaliitteeksi.
Myös toimielinten jäsenille tarkoitettuun luottamushenkilöintraan eli
sähköiseen kokouspalveluun julkaistavassa
esityslistassa/pöytäkirjassa saattaa olla enemmän liitteitä kuin Salon
kaupungin www-sivuille julkaistavassa internetversiossa.
Luottamushenkilöiden sähköisen kokoushallinnan tarkoitus on
informaation jakaminen luottamushenkilöille.
Pöytäkirjanpitäjä päättää pöytäkirjan liitteistä. Pöytäkirjan liite
määräytyy pääsääntöisesti esityslistan laatimisen yhteydessä. Mikäli
esityksen ja päätöksen sisältö on mahdollista ymmärtää vain liitteen
avulla, liite valitaan myös pöytäkirjan liitteeksi. Pöytäkirjaan
liitettävät asiakirjat ovat pysyvästi säilytettäviä asiakirjoja.
Vanhuspalveluiden kartoittavan auditoinnin 11-12.2.2014 hinta
Vanhuspalveluiden laatujärjestelmän rakentaminen on
pitkäkestoinen ja jatkuva työ, joka tukee vanhustyön arkea ja on osa
myös asiakasturvallisuutta. Ulkoinen puolueeton auditointi on
toiminnan kehittämisen kannalta erittäin tärkeää. Vanhuspalvelulaki
tuo mukanaan julkiseen toimintaan omavalvontasuunnitelmat, joten
nämä kaksi laadunvalvontaa tukevat toisiaan.
Helmikuussa tehty ulkoinen kartoittava auditointi sisälsi
pääpiirteissään seuraavaa. Auditointi on pitkälti asiakirja-auditointia,
joten ulkoiset auditoijat saivat analysoitavakseen mittavan määrän
vanhuspalveluiden asiakirjoja. Paikan päällä tapahtunut ulkoinen
auditointi oli kaksipäiväinen yksiköissä tapahtunut asiakirjaanalyysien
perusteella tehty auditointi, jossa haastateltiin
henkilökuntaa, käytiin läpi asiakasprosesseja ja tarkastettiin tiloja.
Paikalla oli kolme auditoijaa ja työpäivät olivat pituudeltaan 12-
tuntisia. Tämän jälkeen auditoijat analysoivat päivien annin, antoivat
suullisen palautteen ja kirjoittivat audoitointiraportin. Tästä
kokonaisuudesta muodostui Salon kaupungin vanhuspalveluiden
kartoittavan auditoinnin raportti 11-12.2.2014, jonka alviton hinta on
11 109,86 euroa.
Toiminnan kehittäminen ja ryhdistäminen vaatii toimia. Tämän
kaltaista laatujärjestelmän rakentamista ei ole mahdollista tehdä
omin voimavaroin. Ei edes vaikka niitä olisi käytössä nykyistä
enemmän. On hyvä tässä kohtaa myös pohtia, onko Salon kaupungin
sosiaali- ja terveystoimen tavoitteellisella laatutyöskentelyllä ja
siihen liittyvällä ulkoisella auditoinnilla positiivista merkitystä tulevan
soteuudistuksen toteutumisessa.
