kaupunkitiedotteesta

Kaupunginvaltuusto § 93 18.12.2017

Kaupunginhallitus 40 29.01.2018

40 Marjatta Halkilahden valtuustoaloite kaupunkitiedotteen julkaisemisesta vuonna 2018

3022/07.02.03.00.00/2017

Kaupunginvaltuusto 18.12.2017 § 93

Marjatta Halkilahti teki seuraavan valtuustoaloitteen: ”Esitän, että Salon kaupunkitiedotetta toimitetaan ja julkaistaan vuonna 2018 kevät- ja syyskaudella kuukausittain. Kesällä toimitetaan triplanumero.

Kaupunkitiedote oli esillä kaupunginvaltuuston talousarviokokouksessa 27.11.2017, mutta ehdotukseni, että julkaisemista olisi jatkettu siten kuin vuonna 2017, ei mennyt läpi.

Talousarvion vuodelle 2018 perusteluissa mainittu lause "Kaupungin näkyvyyttä ja toimintaa sosiaalisessa mediassa lisätään edelleen." voi olla hyvä tavoite, mutta ihan niinkuin tarkastuslautakunnan arviointiin annettujen lausuntojen kohdalla sähköisestä viestinnästä kaupunginvaltuuston kokouksessa 30.10.2017 totesin, meidän on muistettava, että eivät kaikki kaupunkilaiset käytä nettiä. Kaikille ei tule enää edes paikallislehteä.

Rahaa varmasti löytyy ilman kaupunginvaltuuston kokouksessa esittämääni lisäystäkin. 160 000 eurosta voinee miettiä tärkeysjärjestyksiä mihin satsataan, minkä voi jättää vähemmälle.

Voisiko esim. painatuksen ym. kilpailuttaa? Jos se nyt on se asia, joka kalliiksi koetaan? Kustannusten lieventämiseksi voisi varmasti sitäkin miettiä, että jätetään vaikka kesäasukkaat pois ja painetaan/jaetaan heille kesän triplaa vain joku isompi kpl -määrä esim. kesätapahtumissa. Voitaneen myös ilmoittaa, että he saavat tiedotetta kaupungintalon neuvontapisteestä. Jos ja kun painos loppuu, niin se sitten vaan loppuu.

Eriävään mielipiteeseeni, kun tiedote viiteen kertaan em. valtuuston kokouksessa päätettiin jättää, kirjautin näin: "Kaupunkitiedote toimi esim. eri yhdistysten ja järjestöjen ilmoituskanavana. Nettiä käyttämättömät ovat oma erityinen ryhmänsä. Kaupunkitiedotteen ilmestymisen supistaminen vuonna 2018 eriarvoistaa nämä ihmiset suhteessa nettiä käyttäviin."

Päätös: Kaupunginvaltuusto päätti lähettää aloitteen kaupunginhallituksen valmisteltavaksi.

Kaupunginhallitus

Valmistelijat: kehityspäällikkö Janne Hyvärinen, janne.hyvarinen@salo.fi, 044 778 7713, viestintäpäällikkö Teija Järvelä, teija.jarvela@salo.fi, 044 778 2151, viestinnän suunnittelija Maarit Saari, maarit.saari@salo.fi, 044 778 4882

Salon kaupunkitiedote on Salon kaupungin asukasviestinnän kanava. Kaupunkitiedotteessa julkaistaan ensisijaisesti kaupungin omia ilmoituksia ja toteutetaan näin kuntalain 29§, jonka mukaan kunnan toiminnasta on tiedotettava asukkaille, palvelujen käyttäjille, järjestöille ja muille yhteisöille. Viestintäkanavista kuntalaissa mainitaan ainoastaan yleinen tietoverkko eli muiden viestintäkanavien osalta jokainen kunta tekee omat valintansa.

Kaupunkitiedotteen julkaisutiheys on viime vuosina vaihdellut ja talousarvioon on kunakin vuonna varattu määräraha kaupunkitiedotetta varten tiedossa olevien henkilö- ja talousresurssien mukaan eli on pyritty ennakoimaan esimerkiksi viestintäpalveluiden muuta työmäärää. Ilmestymisaikataulu suunnitellaan aina kaupungin palvelujen ja toiminnan kannalta mahdollisimman hyödylliseksi ja toimivaksi. Kaupunkitiedotteen julkaisukertoja on kuluvalle vuodelle suunniteltu viisi; kaksi keväällä, yksi kesällä ja kaksi syksyllä.

Kaupunkitiedote taitetaan omana työnä ja yhden kaupunkitiedotteen sisällön suunnittelu ja työstäminen painokuntoon vie noin 20 – 36 tuntia eli 3 – 5 työpäivää riippuen siitä kuinka paljon ja kuinka valmista materiaalia kaupunkitiedotteeseen toimitetaan. Myös tuotantotekniset seikat, kuten sivumäärän jaollisuus neljällä (eli julkaisun oltava 8-, 12-, 16- tai 20-sivuinen) tuo omat haasteensa tiedotteen taittoon. Tiedotteen valmistuminen vaatii joka tapauksessa omia henkilöresursseja esimerkiksi ohjeistuksen, oikoluvun ja hyväksynnän suhteen, vaikka taitto tehtäisiin muualla. Painatuspalvelu kilpailutetaan vuodeksi kerrallaan puitesopimuksen mukaisesti.

Kaupunkitiedotteen jakelee Posti Oy, sillä se on ainut toimija, jonka jakeluverkosto kattaa koko kaupungin. Julkaisun jakelu on varattava viimeistään kahdeksan viikkoa etukäteen. Tätä myöhemmin tehtävät varaukset nostavat jakelun hintaa ja peruutuksista joutuu vastaavasti maksamaan korvausta.

Kaupungin vapaa-ajan asukkaiden suuresta määrästä johtuen kaupunkitiedotteen kesänumeroa on myös jaettu vapaa-ajan asukkaiden vakituisiin osoitteisiin, koska näin se tavoittaa heidät varmimmin eivätkä kaupungin toimipisteiden kesäaukioloajat välttämättä mahdollista tiedotteen hakua loma-aikana.

Kaupunkitiedotteen painatus- ja jakelukustannukset ovat vuoden 2018 hinnoilla noin 4925,00 euroa (alv 0) / julkaisu. Salolaisille yhdistyksille ja muille toimijoille on annettu palstatilan salliessa mahdollisuus julkaista kaupunkitiedotteessa omia ilmoituksiaan veloituksetta eli kyseessä on nykytilanteessakin huomattava, ei-lakisääteinen avustus. Lisäksi kaupunki ylläpitää verkkosivuillaan maksutonta tapahtumakalenteria, jossa tapahtumistaan voivat tiedottaa myös kaupalliset toimijat.

Saadun palautteen perusteella alun perin kaupungin tiedotustarpeisiin suunnitellusta tiedotteesta on muodostunut yhdistyksille tärkeä viestintäkanava ja tiedotteen julkaisukertoja olisi yhdistysten mukaan tarve lisätä. Koska kyseessä on runsaasti työaikaa vievä prosessi, olisi tälle vuodelle mahdollista lisätä yksi julkaisukerta syksylle ilman, että viestintäpalvelujen tehtäviä pitää lähteä uudelleen järjestämään tai ulkoistamaan esimerkiksi kaupunkitiedotteen taiton osalta. Vuoden 2019 talousarviovalmistelun yhteydessä palataan kaupunkitiedotteen ilmestymiskertoihin sekä tuotantotapaan.

Kaupunginjohtaja:

Kaupunginhallitus ehdottaa kaupunginvaltuustolle, että kaupunkitiedote ilmestyy syksyllä 2018 kahden (2) suunnitellun kerran sijasta kolme (3) kertaa, ja että kaupunginhallitus käsittelee syksyllä talousarviovalmistelun yhteydessä kaupunkitiedotteen ilmestymiskertoja ja tuotantotapaa vuonna 2019, ja samalla katsotaan valtuustoaloite loppuun käsitellyksi.

Päätös:

--

Tämän päivän Salon Seudun Sanomat uutisoi, jotta kaupunginjohtajan ehdotuksen mukaan mennään. Laitetaanpas tämä lupaus "korvan taa": 

Vuoden 2019 talousarviovalmistelun yhteydessä palataan kaupunkitiedotteen ilmestymiskertoihin sekä tuotantotapaan.

Toivottavasti kaupungissa toimivat eri yhdistykset ja järjestöt ovat valppaina ja antavat palautetta päättäjiin päin hyvissä ajoin. Että tarvitaanko tiedotetta ja jos, niin kuinka usein.